Offene Kundenrechnungen

Am Samstag war in der Kronen-Zeitung ein sehr interessanter Artikel zu lesen (siehe Bild).

 

Darin steht, dass Klein- und Mittelbetriebe viele Millionen Euro verschenken, weil sie die offenen Kundenrechnungen nicht rechtzeitig einmahnen!

 

Heute habe ich auch auf Facebook eine Frage dazu gelesen, die mich zu diesem Blog-Beitrag veranlasst hat.

 

Was mache ich, wenn nach einmaliger Mahnung nicht bezahlt wird? 

 

Dazu möchte ich folgendes sagen:

Es kommt natürlich auf den Unternehmer an, welche Zahlungsfristen er seinen Kunden gibt! Manche setzen eine Frist von 7 Tagen (oder Werktagen) oder auch von 14 Tagen bzw. gibt es auch Unternehmen, die ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen geben. Kleinere Unternehmen brauchen das Geld, um ihre Rechnungen zahlen zu können - diese geben dann gar keine Frist, sondern es steht dann auf deren Rechnung "zahlbar nach Erhalt der Rechnung".

 

Wenn nun der eigene Kunde nicht innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Frist den Betrag überweist, ist es ratsam, zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken.

 

Wir wissen alle und möglicherweise ist es uns auch schon passiert, dass wir eine Rechnung übersehen und erst später oder nach Aufforderung überweisen. Das kann alles passieren - Fehler sind menschlich!

 

Deshalb schicke ich als Erstes eine Erinnerung, um den Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass er noch nicht bezahlt hat. In diesem Schreiben gebe ich eine Frist von 7-14 Tagen (nicht Werktage!) an, d.h. ich nenne ein genaues Datum. z.B. Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag von € 200,-- (= Rechnungsbetrag) bis spätestens 30.6.2016.

 

Dieses Datum notiere ich mir dann bzw. trage ich die noch offene Rechnung meines Kunden in den Kalender (z.B. am 30.6.16) ein, damit ich dann erinnert werde.

An diesem Tag - ich gebe meinen Kunden dann noch 1-2 Tage "Galgenfrist" ;-) - kontrolliere ich noch einmal das Konto, ob der Betrag eingegangen ist.

 

Sollte der Kunde noch nicht bezahlt haben, rufe ich ihn an und frage ihn höflich und freundlich, ob es einen Grund für die Nichtbezahlung der Rechnung gibt. Meistens kann man das Problem so leicht aus der Welt schaffen und alle sind wieder glücklich und zufrieden und das Unternehmer-Kunde-Verhältnis ist wieder einwandfrei hergestellt! :-)

 

Falls der Kunde nach dem Telefonat noch immer nicht überwiesen hat, schicke ich die 1. Mahnung - höflich formuliert!

(Es wäre hilfreich, wenn auf den Rechnungen, die man seinen Kunden schickt, bereits erwähnt wird, dass man Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnet und auch die Höhe angibt, falls eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird.)

 

In dieser Mahnung führe ich den ursprünglichen Rechnungsbetrag, die Mahnspesen und die Verzugszinsen auf. Für die Gesamtsumme nenne ich dann ein neues Datum - meistens wieder 7-14 Tage später (auch diesmal nenne ich ein genaues Datum!).

 

Bzgl. Mahnspesen hat die WKO eine sehr gute und ausführliche Erklärung.

Ebenso zu den Verzugszinsen findet man auf der Seite der WKO genaue Angaben.

Für die Verzugszinsen gibt es einen wunderbaren Rechner von jusline.

Hier gebe ich das Beginn-Datum ein, an dem die Rechnung eigentlich bezahlt hätte werden sollen. Und beim 2. gebe ich das Datum ein, das ich in der Mahnung genannt habe. Dann brauche ich noch den Zinssatz (siehe WKO) und ich erhalte nach "berechnen" die Verzugszinsen. 

 

Die meisten Kunden zahlen bereits nach der Zahlungserinnerung, spätestens aber nach der 1. Mahnung. ;-)

Sollte sich unter den eigenen Kunden aber ein hartnäckiger aufhalten, dann sollte man sich auch die Mühe und Zeit für eine 2. bzw. 3. Mahnung nehmen! 

 

Ich hoffe, ich konnte ein bisschen Licht in diese unangenehme Sache bringen. Falls trotzdem noch Fragen auftauchen, bin ich telefonisch bzw. per Mail jederzeit erreichbar.

 

Wenn Sie diese "unangenehme" Aufgabe gerne abgeben möchten, dann melden Sie sich am besten gleich - bevor auch Sie viel Geld verschenken! ;-)

 

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Kommentare: 2
  • #1

    BeaK (Mittwoch, 04 Januar 2017 17:27)

    Das Problem mit dem Bezahlen hatte ich auch, allerdings aus einem ganz anderen Grund. Büro war noch nie so meine Stärke, ich bin eher praktisch veranlagt. Und so gut wie keine Rechnungen geschrieben. Erst als ich mir einen online personal Assistant genommen habe, der sich um mein Büri kümmert, wurde es besser. Jetzt kann ich mich wieder in Ruhe meiner Kernkompetenz widmen

  • #2

    Petra Fabiny (Freitag, 03 Februar 2017 18:44)

    @BeaK
    Vielen Dank, BeaK, für den Kommentar! :-)
    Gratulation zu dieser Entscheidung!

    Wenn eine Unternehmerin / ein Unternehmer keine Rechnungen schreibt, dann bleibt irgendwann das Geld aus - das ist natürlich weder für das Unternehmen noch für die Inhaberin / den Inhaber gut! ;-)
    Die beste Lösung: sich eine "Bürofee" zu suchen, die diese - für manche sehr unangenehme - Aufgaben übernimmt. Dann hat die Unternehmerin / der Unternehmer wieder mehr Zeit für das eigene Unternehmen (Familie, Hobbies, ....) und auch mehr Geld zur Verfügung! :-)